Das A und O der Alltags-Organisation

In unserem ersten Adventslichterfilm zeigen wir auf, wie man effizient Weihnachtsgeschenke plant und organisiert. Mit diesem Beitrag möchten wir das Thema Organisation weiter vertiefen und geben Ihnen nützliche Tipps für Ihr persönliches Informations- und Wissensmanagement mit auf den Weg.

Kürzlich veröffentlichte der Medienpädagogische Forschungsverbund Südwest die neue JIM-Studie 2017 (Jugend, Information, (Multi-)Media). Einmal mehr zeigt die Studie, dass digitale Medien den Alltag der Jugendlichen weiterhin prägen und ein grosser Teil der Kommunikation elektronisch stattfindet. Diese Tatsache gilt nicht nur für Jugendliche zwischen 12 und 19 Jahren, auch im Studium und Berufs- sowie Privatleben sind wir als Mitglieder der heutigen Informationsgesellschaft mit mehreren Geräten im World Wide Web unterwegs, bedienen zahlreiche Kommunikationskanäle gleichzeitig, informieren uns ständig und wollen möglichst nichts verpassen.

Das Gefühl ständig von Daten überschwemmt zu werden und das Meer von Information nicht mehr strukturieren und organisieren zu können, kennt eigentlich fast jeder von uns. Die Gegenbewegung heisst wie so oft: Aus- und Abschalten. Im Netz finden sich zahlreiche Tipps und Ratschläge dazu, angefangen von Anwendungen, die zu bewussten offline-Zeiten animieren sollen bis hin zu mehrtätigen Seminaren oder Tagungen, wo man (wieder) lernt abschalten zu können.

Die andere Herausforderung ist jedoch auch, unsere Informations- und Medienkompetenz so zu entwickeln, dass wir der tagtäglichen Datenflut begegnen und damit umgehen können, ohne dass der einzige Ausweg das Abschalten ist. Im beruflichen Alltag sind wir in der Regel an bestimmte Systeme, Anwendungen und Kommunikationskanäle gebunden, mit denen wir arbeiten dürfen oder müssen. Die Organisation der der eigenen Kommunikationskanäle und Information aller Art (Rechnungen, Rezeptsammlungen, Fotoorganisation, Ferienplanung, Geschenkeplanung etc.) haben wir selber in der Hand und somit viel mehr Freiheiten. Mit einem guten persönlichen Wissens- und Informationsmanagement schaffen wir es den digitalen Alltag besser zu bewältigen und begegnen so auch im beruflichen Umfeld den digitalen Herausforderungen mit mehr Gelassenheit.

Zahlreiche kostenlose wie auch teurere Anwendungen und Tools leisten wertvolle Unterstützung, Wissen zu strukturieren, Informationen schnell wiederzufinden und den Überblick zu behalten. Aber mit dem Installieren alleine ist es leider nicht getan. Wichtig ist es, die Methode – also den Bedarf – mit dem richtigen Tool zu verbinden. Und noch viel wichtiger ist die Tatsache, dass es KEIN Tool gibt, dass alle Methoden unterstützt.

Die Grundfrage: Was will ich überhaupt?

• Organisieren von Wissen und Information: festhalten, strukturieren, verändern, Zusammenhänge schaffen, archivieren etc.
• Interaktion und Kollaboration: regelmässigen Austausch pflegen, synchron/asynchron, Zugriff ermöglichen etc.
• Kommunizieren: synchron/asynchron, alokal/lokal, eine Person/Gruppen etc.

Freunde fragen

Zu jedem Bedarf und jeder Methode gibt es im Web unendlich viele Tipps und zahlreiche Tools. Der Nachteil ist, dass man mit solchen Recherchen schnell viel Zeit verliert und am Ende aber doch nicht so genau weiss, welches Tool man jetzt einsetzen soll. Das „Expertenwissen“ im eigenen privaten Umfeld hilft meist schneller weiter. Fragen Sie ihre Freunde, wie diese ihr persönliches Wissensmanagement pflegen, welche Tools sie im Einsatz haben, was sie empfehlen können. Es ist jedes Mal erstaunlich, wie viel Neues man dabei erfährt und im Gegensatz zur ausufernden Internetrecherche haben Sie dadurch eine Empfehlung aus erster Hand.

Weniger ist mehr

Fangen Sie im Kleinen an und verabschieden Sie sich vom Gedanken, dass es EIN TOOL gibt, das alles kann. Wollen Sie die Organisation ihrer Ferienfotos in die Hand nehmen? Dann nehmen Sie sich zuerst Zeit, sich eine gute Ablagestruktur zu überlegen und dann eventuell ein entsprechendes Tool für die Organisation der Fotos zu finden. Eine Weiterbildung zum Bearbeiten der Fotos sollten Sie dann aber nicht auch noch gleichzeitig machen

Besiegen Sie das FOMO!

Die Angst etwas zu verpassen („Fear of missing out“ – FOMO) gehört zu einem unangenehmen Grundgefühl des Menschen. In der heutigen Gesellschaft ist dieses Phänomen vor allem durch „Soziale Medien“ (Social Media), wie Facebook, Snapchat, WhatsUp etc. geprägt. Wir können und müssen nicht immer überall dabei sein und über die neuesten Entwicklungen Bescheid wissen. Begegnet man dieser Tatsache mit einer guten Portion Gelassenheit, fällt der Umgang mit der alltäglichen Datenflut im „Meer an Information“ um einiges leichter.

Und das Wissensmanagement im beruflichen Alltag und in der Lehre?

Auf unserer Website haben wir einige Methoden und Einsatzszenarien für den beruflichen Alltag aufgelistet und empfehlen dazu entsprechende Tools, mit Fokus auf Anwendungen, die den Angehörigen der FHNW zur Verfügung stehen.

In unseren Sprechstunden und Weiterbildungsangeboten legen wir Wert darauf, ausgewählte Tools zu empfehlen, die wir zumeist auch selber einsetzen sowie bestmöglich den Anforderungen an Fragen des Datenschutzes gerecht werden. Auch in der Lehre gilt die Devise: Weniger ist mehr durch didaktische Reduktion und Reflexion! Dies ist auch im Umgang mit unserem Learning Management System (LMS) Moodle ein zentraler Aspekt.

• Stellen Sie den Studierenden für die Kommunikation und Interaktion z.B. ein Forum zur Verfügung.
• Entscheiden Sie, ob Dokumente wirklich als PDF downloadbar sein müssen oder die Information nicht besser als Textseite direkt im Moodle-Kursraum ersichtlich sein kann.
• Schaffen Sie Übersicht durch sinnvolle Benennung der Abschnitte (Themenblöcke, Termine etc.) und strukturieren Sie die Inhalte mit Textseiten und Textfeldern.

Überfordern Sie Ihre Studierenden nicht mit zu vielen Aktivitäten in Moodle und auch nicht mit einer unübersichtlichen Dateiablage. Die neue Moodle-Oberfläche stellt das didaktische Design ins Zentrum und unterstützt die benutzerfreundliche Darstellung von Inhalten und Aktivitäten.

Vor Semesterbeginn finden wieder unsere bewährten Moodlebasic+-Workshops statt. Hochschullehrende der PH FHNW können sich ab sofort hier anmelden.

Artikel verfasst von Nadja Böller